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POLITIQUE DE LOCATION DE SALLE DE CRYSLER / CRYSLER HALL RENTAL POLICY

Politique No / Policy No. CCC 01-2023

Dernière mise à jour / Last update (01-01-2024)

1.       EXPOSÉ DE LA POLITIQUE / POLICY STATEMENT

a)       Le comité récréatif de Crysler, ci-après identifiés la direction CCC, est responsable de toutes les questions relevant de la location du centre communautaire, dome, chapiteau et place TBO à Crysler.

a)       The Crysler Recreation Committee, hereinafter called the CCC management, is responsible for all issues related to the community centre, dome, gazebo and TBO Place in Crysler.

b)      Les frais de location des salles sont en vigueur à partir du 1er janvier jusqu’au 31 décembre de la même année , selon l’Annexe A en pièce jointe.

b)      Hall rental fees are effective from January 1st  to December 31st of the same year according to Schedule A attached.

c)       Les salles seront fermées pour des locations pendant les jours fériés incluant le 25 et 26 décembre et le 1er janvier, à moins d’avis contraires du comité.

c)       Halls will be closed during civic holidays including December 25th-26th and January 1st unless prior approval by committee.

d)      En aucune circonstance, la direction CCC et la municipalité de Stormont Nord n’assumeront les responsabilités civiles imputables aux organisateurs. Une preuve d’assurance responsabilité doit être fournie ou acheter auprès du service de récréation par le locataire avant la réservation.

d)      Under no circumstances, will the CCC Management and the township of North Stormont assume the civil liabilities attributable to the organizers. Proof of Liability insurance must be provided or purchased through the recreation department by the tenant prior to booking.

2.     REGISTRE DES INSTALLATIONS / REGISTER OF FACILITIES

a)      Seul le contrat signé est reconnu à titre de contrat pour ladite location.

a)       Only the signed contract is recognized as the contract for the said rental.

b)      Une fois le versement acquitté, le contrat de location de l'installation des loisirs en question sera émis en conformité avec la politique de location.

b)      Once the payment is made, the rental contract for the recreation facility in question will be issued in accordance with the rental policy.

c)       Pour toutes les activités tenues, le contrat et les politiques de location de salle doivent être respectés et proprement autorisés.

c)       For all events held, the contract and hall rental policies must be respected and properly authorized.

d)      Le locataire est responsable de sa location incluant l’équipement et l’aménagement.

d)      The tenant is responsible for his rent including equipment and furnishings.

3.     ATTRIBUTION DES CONTRATS / CONTRACT ATTRIBUTION

a)       Tout conflit qui survient face à l'attribution des installations de loisirs seront résolu par le président ou vice-président du comité récréatif de Crysler.

a)       Any conflict that may arise relating to the attribution of the recreation facilities will be resolved by the President or Vice-President of the Crysler Recreation Committee.

b)      À la suite de la décision du président du CCC, un appel peut être logé en présentant une demande écrite ou en se présentant en personne à une réunion du comité récréatif de Crysler.

b)      The CCC President decision may be appealed by presenting a written request or in person at a meeting of the Crysler Recreation Committee.

c)       Le comité récréatif de Crysler ainsi que la municipalité de Stormont Nord se réserve le droit d'annuler tout contrat émis sous fausses représentations et/ou à la suite des renseignements erronés, ou tout contrat où les conditions comme stipulé sur le contrat ont été enfreintes.

c)       The Crysler Recreation Committee and the Township of North Stormont reserves the right to cancel any contract issued under false representation and/or following erroneous information, or any contract where the conditions as stipulated on the contract have been violated.

4.    OUVERTURE ET FERMETURE DES SALLES ET DU BAR OPÉRÉ / OPENING AND CLOSING OF THE HALLS AND BAR

a)       Les salles peuvent être réservées à partir de 8h jusqu’à 1h du matin.

a)       The halls can be rented from 8:00 am. to 1:00 am.

b)      L’heure de la fermeture du service de boisson est 1h du matin.

b)      The closure of the bar service is 1:00 am.

5.     FRAIS DE LOCATION ET VERSEMENTS / RENTAL FEES AND PAYMENTS

I - Principes des frais de location des salles / Principles of hall fees

(i)      Les frais de location varient entre les diverses installations telles que défini à l’annexe « A ».

(i)      Rental fees differ between various recreational facilities as per Schedule “A”.

(ii)     Les frais de location sont en vigueur du 1er janvier au 31 décembre de la même année sauf sur avis contraire.

(ii)     The rental fees are effective from January 1st to December 31st of the same year unless otherwise specified.

(iii)   Les frais de location sont établis à l'heure ou à un tarif uniforme et ce pour chacune des installations.

(iii)   Rental fees are based by the hour or at a uniform rate for each facility.

(iv)   Pour toute activité considérée à risque ou des activités à grand rassemblement, un dépôt dont le montant est à déterminer en fonction du niveau de risque peut être exigé à la discrétion du comité.

(iv)   For any event considered at risk or events with large gatherings, a deposit of which the amount is to be determined according to the level of risk, may be required at the discretion of the committee.

(v)     Une location pourrait être refusée à tout locataire qui a une facture en souffrance.

(v)     A rental could be refused to any tenant who has an overdue invoice.

II- Mode de paiement et méthode de remboursement / Method of payment and refund.

(i)      Un dépôt de 100 $ est requis pour confirmer la réservation et est payable comptant, par chèque ou transfert électronique à la signature du contrat. Le chèque doit être daté la journée où la réservation est confirmée.

(i)      A deposit of $100 is required to confirm the reservation and is payable in cash, check or transfer upon signing the contract. The check must be dated the day the reservation is confirmed.

(ii)     Le solde du paiement des frais de location doit être versé trois (3) semaines avant l'activité. Le cas échéant, le comité peut annuler la réservation si toute tentative de rejoindre le locataire s'avère vaine. Dans ce cas, le montant du dépôt sera retenu par le comité récréatif.

(ii)     The balance of the rental fee payment must be paid three (3) weeks before the event. If necessary, the committee may cancel the reservation if all attempts to reach the tenant proves futile. In this case, the deposit will be retained by the Recreation Committee.

(iii)   Un remboursement sera ​émis seulement dans le cas où les intempéries ne permettent pas la tenue de l'activité ou en cas d’annulation plus de 30 jours avant la date de réservation. 

(iii)   A refund will be issued only due to severe weather conditions not permitting holding the event or if cancelled more than 30 days before the reservation date.

6.    ANNULATION DE CONTRAT / CANCELLATION OF CONTRACT

a)       Si le locataire annule le contrat plus de deux (2) mois avant la tenue de l'activité, la totalité des frais de location versées lui seront remboursés.

a)       If the tenant cancels the contract more than two (2) months before the event is held, the rental fees paid will be refunded to him.

b)      Si le locataire annule le contrat moins de deux (2) mois, mais plus d'un (1) mois avant la tenue de l'activité, le frais de location moins le dépôt de réservation lui seront remboursés.

b)      If the tenant cancels the contract less than two (2) months, but more than one (1) month before the event takes place, the rental fee less the reservation deposit will be refunded.

c)       Si le locataire annule le contrat moins d’un (1) mois, mais plus de quinze (15) jours calendaires avant la tenue de l'activité, le comité récréatif gardera la moitié des frais de location.

c)       If the tenant cancels the contract less than one (1) month, but more than fifteen (15) calendar days before the event takes place, the Recreation Committee will keep half of the rental fees.

d)      Si le locataire annule le contrat moins de quinze (15) jours calendaires avant la tenue de l'activité, le comité récréatif gardera les frais de location en entier.

d)      If the tenant cancels the contract less than fifteen (15) calendar days before the event is held, the Recreation Committee will retain the full rental fees.

7.     RÈGLES DE PROCÉDURES RELATIVES AUX DEMANDES / RULES OF PROCEDURES FOR REQUESTS

a)       Règle générale, toute demande doit être acheminée au moins trois (3) semaines précédant l'activité. Aucune demande de réservation ne sera considérée au-delà de dix-huit (18) mois avant la tenue de l'activité.

a)       General rule, all requests must be sent at least three (3) weeks prior to the event. No reservation request will be considered more than eighteen (18) months before the event is held.

b)      Le contrat signé doit être apporté au bureau du Service ou retourné par courriel au responsable. Afin d'éviter les réservations en double, tout formulaire doit être acheminé à l’agent des réservations du comité récréatif.

b)      The signed contract must be brought to the Service office or returned by email to the manager. To avoid double booking, all forms must be forwarded to the booking agent of the Recreation Committee.

8.     FRAIS ADDITIONNELS / ADDITIONAL FEES

a)       Un coût additionnel à la facture sera ajouté pour tout dommage. Ce coût sera déterminé selon les réparations pour les dommages ou le remplacement d’équipement.

a)       An additional cost to the invoice will be added for any damage. This cost will be determined according to the repairs for damage or replacement of equipment.

b)      Des frais additionnels de 2% par jour sur le solde de la facture pourraient être imposés au locataire qui n’a pas payé la totalité de sa facture trois (3) semaines avant la date de la location, tel que mentionné ci-haut.

b)      Additional charges of 2% per day on the balance of the invoice could be imposed on the tenant who has not paid his invoice in full three (3) weeks prior to the date of the rental, as mentioned above.

9.    RÈGLES GÉNÉRALES / GENERAL RULES

a)       Tout paiement en personne doit être effectué au gérant au Centre Communautaire de Crysler, 16 Third Street, les mercredis entre 17h et 21 h ou par transfert électronique cryslercctreasurer@gmail.com

a)       All payments shall be made in person to the manager at the Crysler Community Center, 16 Third Street, on Wednesdays between 5:00pm and 9:00pm or by etransfer cryslercctreasurer@gmail.com

b)      Toute facture en souffrance doit être payée avant qu’une nouvelle location soit faite.

b)      All outstanding invoices must be paid before a new rental is made.

c)       Le titulaire du contrat est responsable du comportement et de la surveillance de toutes personnes qui utilisent les installations du service communautaire pour la durée de son occupation ainsi que de l’utilisation des équipements et respectera tous les règlements affichés dans l’installation incluant le règlement d’alcool.

c)       The contract holder is responsible for the conduct and supervision of all individuals using the community service facilities for the duration of his occupation as well as for the use of the equipment and must respect all regulations posted in the facility including the alcohol regulation.

d)      Aucune boisson alcoolisée provenant de l’extérieur de l’établissement sera autorisée durant la location.

d)      No alcohol beverages from outside the establishment will be authorized during the rental.

e)      La direction ne peut être tenue responsable des équipements perdus ou endommagés par les utilisateurs.

e)      Management cannot be held responsible for equipment loss or damaged by users.

f)        Aucune loterie ne sera permise sans l’approbation du comité récréatif ou de la municipalité de Stormont Nord et par l’entremise d’un permis de loterie.

f)        No lottery will be permitted without the approval of the Recreation Committee or the Township of North Stormont through a lottery permit.

10.  DIVERS / MISCELLANEOUS

a)       Le locataire pourra décorer et aménager la salle avant la location à la condition qu’il n’y ait aucune autre location précédant la réservation ou défrayer les frais d’une demi-location de salle pour s’assurer l’accès à la salle.

a)       The tenant may decorate and set up the room before the rental provided there is no other rental prior to the reservation or pay the cost of half the room rental to ensure access to the hall.

b)      Location de salle avant la cérémonie pour décoration 200.00$ par jour si disponible.

b)      Room rental for decorating before the ceremony is $200.00 per day if available.

11.   SITUATIONS EXCEPTIONNELLES / EXCEPTIONAL CIRCUMSTANCES

Les associations reconnues par le comité du centre communautaire et qui organisent des activités de collecte de fonds pour leurs diverses causes pourront faire une demande écrite au président pour obtenir la location gratuite d’une salle. Toute demande de salle gratuite devra être approuvée par le comité récréatif.

All organizations recognized by the community center committee and organize fundraising activities for their various causes may submit a written request to the president to obtain the free rental of a hall.  Any request for a free rental must be approved by the Recreational Committee.

12. Règlements pour brevages alcolisés / Rules for alcohol

Il est strictement interdit d’apporter de la boisson alcoolisée de l’extérieur du complexe et qui vient d’une autre licence comme un Permis d’occasion spéciale (Special Occasion Permit – SOP). Seulement les boissons alcoolisées achetées sous la licence de la municipalité et du centre communautaire de Crysler sont permises dans les salles et propriété en tout temps.

It is strictly forbidden to bring alcoholic beverage from outside the centre and that comes from another license such as a Special Occasion Permit (SOP).  Only alcoholic beverages purchased under license from the Municipality and the Crysler Community Center are always permitted in the halls and property.

ANNEXE A / SCHEDULE A

FRAIS DE LOCATION DES SALLES / RENTAL HALL RATES

Salle communautaire / Community Hall (16 Third Street, Crysler)

Location journalière avec service de bar                 

Daily rental with bar service

400 $

½ Salle communautaire / ½ Community Hall

Location journalière pour ½ Salle communautaire

Daily rental for ½ Community Hall

275 $

Décorer la salle / Decorating the Hall

Location journalière pour décorer la salle avant et/ou démontage après la réservation si disponible.

Daily rental for decorating the hall before and/or dismantling after the reservation if available.

200 $

NOTE: 

Ø  Le démontage de la chambre peut être effectué avant midi le lendemain de la réservation sans frais, sauf si une réservation est en place, la chambre doit être démontée après la réservation.

Ø  Dismantling of room can be done prior to noon the following day of the reservation at no cost unless a reservation is in place then the room must be dismantled after the reservation.

Place TBO /TBO Place

Location journalière inclue : Appareille ménager et frigo, tables et chaises

Daily rental includes use of kitchen, stove and fridge, tables, and chairs

150 $

*** Établissement non licencié / Establishment not licenced ***

Coûts additionnels / Additional Costs

Accès à l’écran seulement

Access to projector screen only 

20 $

Accès au projecteur et microphone

Access to the projector and microphone 

30 $

Location du système de son portatif avec location de salle

Rental of the portable sound system with hall rental 

85 $

Appareils cuisiniers seulement disponible sous réservations du centre

Kitchen stove only available with the rental of the centre

80 $

NOTE :

Ø  Aucune location à des traiteurs pour le service à l’extérieur du centre communautaire de Crysler.

Ø  No rentals of the kitchen to catering companies for service outside of the Crysler Community Center.

Location Chapiteau/Gazebo rental

Pour la célébration de mariage avec location de salle : GRATUIT

For wedding celebration with hall rental: FREE

Avec service de bar / With bar service:

125 $

Pour la célébration de mariage sans location de la salle Communautaire de Crysler.

For a wedding celebration without renting the Crysler Community Center.

150 $

Pour toutes autres activités avec l’accès à la place TBO

For all other events with access to TBO Place.

200 $

NOTE: 

Ø  Tous les prix de location ci-dessus incluent les assurances et les taxes sont en sus.

Ø  All the above rental prices include insurances and taxes are extra.

Patinoire couverte / Dome

Taux horaire de location de glace pour 2024

Hourly rate for ice rental for 2024

Broomball:  

120.00 $

Hockey/skating:

135.00 $

Taux horaire surface de béton pour 2024

Hourly rate for concrete surface for 2024

80 $

NOTE: 

Ø  Les prix indiqués pour la patinoire couverte comprennent les taxes et les assurances.

Ø  The prices listed for the Dome includes the taxes and insurance.